Wer viel im Büro zu tun hat, egal ob privat oder geschäftlich, wird früher oder später das ein oder andere drucken bzw. kopieren müssen. Aus diesem Grund steht in jedem modernen Bürogebäude mindestens ein Multifunktionssystem mit vielen Modulen, Optionen und Funktionen. Umgangssprachlich werden mit den Wörtern Drucker und Kopierer oft ein und dasselbe Gerät bezeichnet, doch es gibt natürlich Unterschiede zwischen Druck und Kopie. Vor allem in der Bedienung lassen die Geräte deutlich mehr zu als noch vor einigen Jahren. So können mittlerweile Dokumente gespeichert, verarbeitet und mit verschiedenen Medien über WLAN verbunden werden. Die drei Grundfunktionen Scannen, Kopieren und Drucken gehen allerdings nach wie vor.
Unter Drucken wird die digitale Übertragung von Daten über ein Netzwerk an ein Endgerät verstanden, welches die übermittelten Informationen mithilfe von Tinte auf ein dafür vorgesehenes Papier wiedergibt. Das Format des jeweiligen Papiers kann vorher eingestellt werden. Je nach Modell können Daten nicht nur mittels Computer, sondern auch per Telefon übersendet werden. Sollen die Daten vom Papierformat umgekehrt auf den Computer kommen, müssen diese digitalisiert werden. Über einen Sensor und Licht können die Papierdaten durch Scannen übertragen werden. Sollen die Papierinformationen vervielfältigt werden, wird dies als Kopieren bezeichnet. Neben diesen drei Grundfunktionen ist es zudem möglich, ein Fax zu verschicken, Dateien in der Büromaschine zwischenzuspeichern oder zu archivieren.
Je nach Bedarf bei Druck und Kopie gibt es bei Geräten Modelle mit einer unterschiedlichen Fassung an Papierkassetten. In Großraumbüros kann es daher schon einmal vorkommen, dass 600 Blatt Papier in einem Gerät stecken. Ein Papierfach jedoch wird für das A3-Format reserviert. Wer häufig sein Firmenlogo auf Papier bringen muss, kann sich entsprechend einen Vordruck einspeichern. Dieser wird dann auf Abruf gedruckt. Bei einem zu hohen Papierverbrauch kann ebenso eine Sperre eingerichtet werden. Ein Mitarbeiter hat in diesem Fall nur ein festgelegtes Kontingent an Papier zur Verfügung, welches er innerhalb eines bestimmten Zeitraums verbrauchen kann. Die Restanzahl wird ihm meist digital auf der Anzeige des Druckers angezeigt. Wird das Kontingent aufgebraucht, kann dieses von einem IT-Mitarbeiter nach vorheriger Meldung wieder aufgefüllt werden. Ein Kopiergerät speichert in der Regel alle dort gescannten, gedruckten oder kopierten Daten. Aus diesem Grund ist es umso wichtiger, den Speicher vor dem Verkauf löschen zu lassen, damit sensible Daten nicht in die falschen Hände geraten können. Dafür gibt es spezielle Firmen, die so eine Löschung für jemanden gegen Bezahlung vornehmen. Eine Löschung wird ebenfalls vorgenommen, wenn ein Gerät für einen gewissen Zeitraum lediglich geleast worden ist. Bei einem solch gebrauchten Gerät wird Druck und Kopie wieder ausgebreitet und danach an jemand anderen gleich weitervermittelt.
Weitere Informationen zum Thema Druck und Kopie finden Sie auf Webseiten wie z. B. von H. Berking KG.
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